Política de tratamiento de datos personales

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Anthesis considerada como responsable y/o encargada del Tratamiento de Datos Personales, (en adelante la Organización).

Área encargada de protección de datos personales

El área de administración y finanzas es la dependencia de la organización que tiene a su cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivo su derecho de habeas data.  Los datos de contacto para este fin son:

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de este

La Organización, actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a los diferentes grupos de interés de la organización.

Los Datos Personales son objeto de tratamiento por parte de la Organización con las siguientes finalidades:

Finalidades Generales

  1. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus servicios.
  2. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
  3. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  4. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los diferentes grupos de interés, para las finalidades enunciadas en esta política.
  5. Transmitir datos personales dentro o fuera del país a terceros ubicados en países que cuenten con niveles superiores o iguales de protección, con los cuales la Organización haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregárselos para el cumplimiento del objeto contractual
  6. Transferir datos personales dentro o fuera del país a terceros ubicados en países que cuenten con niveles superiores o iguales de protección, con las cuales la Organización cuente con relaciones contractuales que actuaran como responsables del tratamiento.
  7. Informar sobre cambios sustanciales a esta política.
  8. Suministrar la información a terceros con los cuales la Organización tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

Finalidades específicas para trabajadores y accionistas

  1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
  2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de la Organización beneficiarios del servicio de salud.
  3. Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, para aplicar alivios tributarios, comunicar beneficios, actividades y demás necesarias para que la Organización cumpla su deber como empleador.
  4. Consulta de antecedentes personales, laborales, disciplinarios, judiciales y/o comerciales, con las siguientes entidades o bases de datos: anteriores empleadores; instituciones de educación en donde haya cursado algún estudio o capacitación; centrales de información crediticia, como TransUnion, Datacredito o cualquier otra entidad que maneje este tipo de información en el país; lista ONU, OFAC o similares; antecedentes disciplinarios; antecedentes judiciales; antecedentes fiscales; y/o cualquier otro antecedente que esté en bases de datos públicas o privadas. Estas consultas podrá realizarlas la Organización periódicamente a sus trabajadores.
  5. Publicar imágenes o videos en los cuales aparezca el trabajador individualmente o en grupo en las diferentes redes sociales o página web de la Organización para fines comerciales y de cumplimiento de su objeto social.
  6. Gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, gestión de las relaciones laborales, procesamiento, gestión, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones legales, y cualquier otra gestión relativa al desarrollo de la relación laboral entre las partes.
  7. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de la Organización.

Finalidades específicas para clientes

  1. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS’s) por parte de las áreas de operaciones, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la Organización, entre otros.
  2. Para realizar procedimientos y gestiones de cobranza.
  3. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados por la Organización

Finalidades específicas para Contratistas / Proveedores / Distribuidores

  1. Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por la Organización, entre otros.
  2. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la Organización, entre otros.
  3. Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador y/o representante del Proveedor con el fin mantener un contacto directo y/o de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de la Organización.
  4. Disponer de información suficiente, verificada y actualizada, para el registro e identificación de cada Proveedor.

Derechos en el tratamiento de datos personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de la Organización, tienen los siguientes derechos los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales la Organización está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Organización para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  3. Ser informado por la Organización, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  5. Solicitar a la Organización la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo escrito de manera física o digital. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la Organización, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la Organización deberá:

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Anthesis sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, la Organización deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La Organización, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la Organización se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La Organización exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer el derecho de habeas data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la Organización pone a disposición de los titulares de la información el siguiente procedimiento, así como los requisitos mínimos que se deben tener en cuenta para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la Autorización concedida.

Para la radicación y atención de solicitudes se deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

  1. Nombres y apellidos completos
  2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica, así como el número de teléfono de contacto)
  3. Medio para recibir respuesta a la solicitud
  4. Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar a la solicitud con una descripción de los derechos que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir o acceder a la información)
  5. Firma y número de identificación

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Organización informará al interesado previo al vencimiento del término inicial los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, de manera total o parcial, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Esta Política de Protección de Datos Personales, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

E igualmente dicha política está vigente desde la comunicación por los diferentes medios que emplee la organización para tal fin.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 23 de septiembre de 2024

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla esa(s) finalidad(es) y si no existe un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos se eliminarán de nuestras bases de datos.

Aprobada por: Carlos Eduardo Velásquez